Datenschutzerklärung der ZeitBar-App

Die ZeitBar-App ist der mobile Zugang zur Zeiterfassung ZeitBar. Sie richtet sich ausschließlich an Betriebe, die ZeitBar einsetzen, und deren Beschäftigte. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die App verarbeitet. Für die Datenschutzerklärung der Website gilt zeitbar.cloud/datenschutz.

1 Wer ist verantwortlich?

Anbieter der App ist die Ascensus GmbH:

Firma

Ascensus GmbH

Anschrift

Werstener Dorfstraße 152, 40591 Düsseldorf

E-Mail

info@ascensus-beratung.de

Ihre Arbeitszeitdaten verarbeitet Ihr Arbeitgeber als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — er ist zur Erfassung der Arbeitszeit gesetzlich verpflichtet (u. a. § 16 ArbZG, § 17 MiLoG). Die Ascensus GmbH betreibt ZeitBar für Ihren Arbeitgeber als Auftragsverarbeiterin (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Wie Ihr Arbeitgeber Ihre Daten verarbeitet, finden Sie in der App auf der Anmeldeseite unter „Datenschutzhinweis für Beschäftigte“.

2 Daten auf dem Gerät

Die App selbst speichert auf Ihrem Gerät nur:

• die Kennung Ihres Betriebs (z. B. „mein-hotel“) und den gewählten Modus (Mitarbeiter oder Stempeluhr),
• im Modus Mitarbeiter Ihre Anmeldesitzung (ein Sitzungsschlüssel, damit Sie nicht bei jedem Öffnen das Passwort eingeben müssen) — nicht Ihr Passwort.

Diese Daten werden nicht an Dritte übermittelt. Unter Android werden sie nicht in eine Cloud-Sicherung (z. B. Google-Backup) übernommen. Auf iPhone und iPad können sie – wie die Einstellungen aller Apps – in Ihrer iCloud- oder Gerätesicherung enthalten sein, wenn Sie diese nutzen; diese Sicherung verwaltet Apple bzw. Sie selbst, die Ascensus GmbH hat darauf keinen Zugriff.

3 Daten beim Betrieb

Nach der Einrichtung zeigt die App die ZeitBar-Oberfläche Ihres Betriebs an (Kennung.zeitbar.cloud). Dabei werden — wie im Browser — verarbeitet:

• Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort bei der Anmeldung),
• Ihre Stempelzeiten, Pausen, Dienstpläne, Abwesenheiten und Anträge – am Zeiteintrag zusätzlich der Weg der Stempelung (Stempeluhr, App oder Stempelpunkt) und, falls genutzt, der Name des Stempelpunkts (Abschnitt 4),
• technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt), die der Server zur sicheren Bereitstellung benötigt.

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS). Gespeichert wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland; verschlüsselte Sicherungen liegen ebenfalls in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

4 Standort und Stempelpunkte

Ob Sie mit der App stempeln dürfen und ob dabei der Standort geprüft wird, entscheidet Ihr Betrieb. Nur wenn Ihr Betrieb die Standortprüfung eingeschaltet hat, fragt die App beim Tippen auf „Kommen“ oder „Gehen“ einmalig Ihren Standort ab:

• Die Abfrage erfolgt nur im Moment des Stempelns und nur, während die App geöffnet ist — nie im Hintergrund, kein Bewegungsprofil.
• Der Server prüft lediglich, ob Sie sich im Umkreis des Betriebs befinden. Die Koordinaten werden nicht gespeichert; am Zeiteintrag steht nur „im Betrieb“, „außerhalb“ (mit ungefährer Entfernung) oder „ohne Standort“.
• Sie können die Standortfreigabe verweigern. Die Stempelung wird trotzdem erfasst und von der Personalabteilung geprüft.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, § 26 BDSG).

Stempelpunkte (NFC)

Nutzt Ihr Betrieb Stempelpunkte, halten Sie Ihr Handy beim Stempeln an einen Stempelpunkt (NFC-Aufkleber) im Betrieb. Dabei gilt:

• Gelesen wird nur der Link des Stempelpunkts. Er enthält verschlüsselt die Nummer des Stempelpunkts und einen Zähler, keine Daten über Sie oder Ihr Gerät.
• Der Server prüft den Link und vermerkt am Zeiteintrag nur, an welchem Stempelpunkt gestempelt wurde (z. B. „Küche“). Ein Standort wird dabei nicht abgefragt.
• NFC wird nur genutzt, wenn Sie einen Stempelpunkt antippen oder beim Stempeln dazu aufgefordert werden — nie im Hintergrund. Entweder öffnet das Antippen den Link des Stempelpunkts direkt in der App, oder die App liest den Stempelpunkt, nachdem Sie beim Stempeln darauf getippt haben. Der Stempelpunkt wird dabei nur gelesen, nie beschrieben.
• Ob Stempelpunkte genutzt werden und ob sie für das Stempeln per App Pflicht sind, stellt Ihr Betrieb ein. Ohne Stempelpunkte verwendet die App kein NFC.

5 Modus Stempeluhr

Im Modus Stempeluhr dient ein Gerät des Betriebs (z. B. ein Tablet am Eingang) als Stempeluhr für alle Beschäftigten. Die eingegebene PIN wird verschlüsselt an den Server übertragen und nicht auf dem Gerät gespeichert. Der Bildschirm bleibt eingeschaltet. Unter Android wird die App angeheftet, damit am Gerät keine anderen Apps genutzt werden; auf dem iPad übernimmt das die Funktion „Geführter Zugriff“, die der Betrieb in den iPad-Einstellungen aktiviert.

6 Berechtigungen der App

• Internet — für die Verbindung zum Server Ihres Betriebs.
• Standort (genau/ungefähr) — nur für die Standortprüfung beim Stempeln (Abschnitt 4), nur im Vordergrund („Beim Verwenden der App“). Ohne Standortprüfung im Betrieb wird die Berechtigung nicht angefragt.
• Fotos / Bilder — nur wenn Sie im Feedback-Dialog selbst ein Bild zum Anhängen auswählen. Die App sieht nur das ausgewählte Bild, nicht Ihre übrige Mediathek.
• NFC — nur zum Lesen des Stempelpunkts beim Stempeln an einem Stempelpunkt (Abschnitt 4). Die App liest keine anderen NFC-Chips oder Daten.
• Kamera (nur iPhone und iPad) — nur wenn Sie im Feedback-Dialog selbst „Foto aufnehmen“ wählen, und erst nach Ihrer Zustimmung. Unter Android bietet die App keine Kamera an.

Kontakte, Mikrofon oder Hintergrund-Standort nutzt die App nicht. Alle Berechtigungen können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen.

Feedback

Über den Feedback-Knopf können Sie uns Fehler oder Wünsche melden. Wenn Sie es wählen, wird ein Screenshot der aktuellen Ansicht oder ein von Ihnen ausgewähltes Bild beigefügt; darauf können personenbezogene Daten zu sehen sein. Die Meldung geht an die Ascensus GmbH (eigenes System, Server in Deutschland) und dient ausschließlich der Fehlerbehebung und Weiterentwicklung. Die Nutzung ist freiwillig.

7 Keine Werbung, kein Tracking

Die App enthält keine Werbung und keine Analyse-, Tracking- oder Absturzberichts-Dienste. Es werden keine Daten an Werbenetzwerke oder sonstige Dritte weitergegeben. Beim Herunterladen und Aktualisieren über Google Play bzw. den App Store verarbeiten Google bzw. Apple eigenverantwortlich Daten nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen.

8 Daten löschen lassen

So beantragen Sie die Löschung Ihrer Daten aus der ZeitBar-App:

1. Daten auf dem Gerät: In der App abmelden und die Einrichtung zurücksetzen – unter Android über „Einrichtung ändern“ (lange auf das App-Symbol drücken), auf iPhone und iPad über „Anderen Betrieb wählen“ auf der Anmeldeseite – oder die App deinstallieren bzw. löschen. Damit sind Betriebskennung, Modus und Anmeldesitzung sofort vom Gerät gelöscht.
2. Konto und Daten beim Betrieb: Wenden Sie sich an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers. Sie löscht bzw. deaktiviert Ihr ZeitBar-Konto in der Verwaltung.
3. Alternativ direkt an uns: E-Mail an info@ascensus-beratung.de mit Betreff „Datenlöschung ZeitBar-App“, Ihrem Namen, Ihrer Anmelde-E-Mail und der Kennung Ihres Betriebs. Wir leiten die Anfrage an Ihren Arbeitgeber weiter und setzen die Löschung in seinem Auftrag um, in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

Was gelöscht wird

• Sofort: die Daten auf Ihrem Gerät (siehe Schritt 1); Ihr Anmeldezugang wird gesperrt.
• Anonymisiert: Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Terminal-PIN, Nationalität, Aufenthaltstitel sowie Ihr Login (E-Mail, Passwort) — sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr entgegensteht, spätestens 10 Jahre nach dem Ausscheiden. Danach ist kein Bezug zu Ihrer Person mehr herstellbar.

Was aufbewahrt werden muss

Ihr Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Diese Daten werden erst nach Ablauf der Frist gelöscht bzw. anonymisiert:

• Arbeitszeitaufzeichnungen (Beginn, Ende, Pausen, Weg der Stempelung, ggf. Ergebnis der Standortprüfung bzw. genutzter Stempelpunkt): mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG), als Lohnunterlage 6 Jahre (§ 147 AO)
• lohn- und steuerrelevante Auswertungen (z. B. Zuschläge): bis zu 10 Jahre (§ 147 AO)
• Dienstpläne: 2 Jahre

9 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). In der App finden Sie unter „Mein Bereich“ einen Export Ihrer Daten. Für Ihre Arbeitszeitdaten ist Ihr Arbeitgeber Ansprechpartner; Fragen zur App beantworten wir unter info@ascensus-beratung.de.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de).

Stand: Oktober 2026